Protection of Personal Information Act

Wet 4 van 2013

Wat is POPIA?

Alle organisasies (insluitende kerke) word in terme van die nuwe wetgewing, Wet op Beskerming van Persoonlike Inligting (POPIA) – Wet 4 van 2013, verplig om alle lede/lidmate se toestemming te verkry om hulle persoonlike inligting te prosesseer. Dit sluit alle bestaande inligting en toekomstige insameling van inligting in.

INLIGTINGSBELEID

Watter inligting word deur die Kerkkantoor versamel, geberg en gebruik?  Die nodige persoonlike data/inligting om sinvol met lidmate te kommunikeer, word versamel.  Die lidmaatregisters, wat vir gemeente doeleindes gebruik word, vra ook vir dié inligting om rekord te hou van wie lidmate van die gemeente is.  Die gemeente beskik dus oor persoonlike data van persone wat vrywilliglik by NGK PE Lorraine aangesluit het.

Wat word beskou as persoonlike data/inligting? 

• Volle name en van/nooiensvan;
• Identiteitsnommer/paspoortnommer;
• Geboortedatum/ouderdom;
• Telefoon- en/of selfoonnommers;
• E-posadres(se);
• Fisiese en/of posadres;
• Geslag;
• Huwelikstatus en familieverwantskappe;
• Beroepsinligting;
• Foto’s, stemopnames en video-opnames.

INLIGTINGSBEAMPTE

• Inligtingsbeampte (Skriba) is aangestel by NGK Lorraine;
• Geregistreer ingevolge die wet by die Reguleerder;
• Verantwoordelikhede van die inligtingsbeampte:
  • Aanmoediging tot voldoening, deur die instansie (kerk), aan die voorwaardes vir die regmatige prosessering van persoonlike inligting;
  • Interne bewustheidsessies oor die bepaling van die Wet, regulasies ingevolge die Wet uitgevaardig, gedragskode of inligting van die Reguleerder verkry, gehou word;
  • Hantering van versoeke wat ooreenkomstig die wet aan die instansie (kerk) gerig word;
  • Om met die Reguleerder saam te werk in verband met ondersoeke volgens die wetlike voorskrifte.

PROSESSERING VAN DATA

Wat beteken die prosessering van data/inligting?  Prosessering van inligting is enige aksie of aktiwiteit wat die volgende insluit, maar nie daartoe beperk is nie:  versameling, ontvangs, opname, organisering, berging, opdatering, herwinning, verspreiding, samesmelting, vernietiging en uitwissing van data.

Die volgende data/inligting van lidmate word op die gemeente se rekenaar databasis en in registers gestoor:  naam en van/nooiensvan;  identiteitsnommer;  geboortedatum / ouderdom;  telefoon- en/of selfoonnommer;  e-posadres(se);  fisiese adres, geslag, huwelikstatus, doop (asook waar en wanneer die persoon gedoop is);  belydenisaflegging (asook waar en wanneer die belydenisaflegging plaasgevind het).  Hierdie inligting word van volwassenes en kinders gestoor.  Minderjarige kinders se ouers moet toestemming verleen alvorens persoonlike data van dié kinders gestoor en vir gemeentelike doeleindes gebruik mag word.  Nuwe intrekker kaarte versoek lidmate vir hulle toestemming/magtiging om genoemde data te stoor.

Persoonlike data/inligting kan slegs geprosesseer word, indien:

• ‘n bevoegde persoon daartoe toestem;
• direk van die datasubjek (lidmaat) ingesamel is;
• in die geval van minderjarige kinders, ‘n bevoegde persoon (ouer/voog) toestemming verleen het;
• noodsaaklik is vir die uitvoering van ‘n handeling;
• die regmatige belang van die datasubjek (lidmaat) te beskerm.

PROSEDURE HANDLEIDING

DATA INSAMELING

• Tipe data – data soos genoem in die Inligtingsbeleid;
• Doel waarvoor die data ingesamel word – data word benodig vir kommunikasie met lidmate asook besoeke aan lidmate;
• Toestemming van lidmate (data subjekte) – alle bestaande lidmate word versoek om skriftelike toestemming te verleen dat die gemeente in besit mag wees van hul persoonlike data en dit mag gebruik vir kerklike en/of gemeentelike doeleindes.

     Berging van data

• Alle data word elektronies geberg op die gemeente se rekenaar databasis programme (Winkerk / Word / Excel);
• Alle rekenaars waarop die data geberg word, word deur ‘n wagwoord beskerm en beskik oor anti-virus programme;
• Alle data word ook gerugsteun (“back up copies”) en met ‘n wagwoord beskerm;  die rugsteunstelsel van die gemeente word in ‘n instapkluis geberg en bewaar;
• Alle harde kopieë van persoonlike data word in ‘n instapkluis geberg en bewaar.

     Deursigtigheid

• Gemeentelede word deurgaans ingelig van die inligtingsbeleid en dat hulle toegang het tot eie persoonlike data;
• Gemeentelede word deurgaans ingelig dat hulle enige tyd toestemming vir die stoor en gebruik van eie persoonlike data mag terugtrek;
• Die vorms hiervoor is by die inligtingsbeampte (skriba – kerkkantoor) beskikbaar en daar is altyd ‘n “opt-out” opsie beskikbaar op elektroniese kommunikasie.

     Toegang tot data

• Alle gemeentelede het toegang tot die volgende data wat die gemeente bewaar – kerkraads- en komitee/bedieningsnotules, asook geouditeerde finansiële state;
• Alle nie-gemeentelede mag op die voorgeskrewe vorm aansoek doen om toegang tot inligting te bekom;
• Alle persoonlike data van lidmate is vir die uitsluitlike gebruik van kantoorpersoneel, leraars, kategete en kerkraadslede in die uitvoering van hul pligte binne die gemeente;
• Alle persoonlike data van lidmate (doop en belydend) word jaarliks ingedien by die Kerk Argief, in terme van die geskrewe beleid vir die veilige bewaring van dokumentasie;
• Alle persoonlike data van lidmate sal nie verder versprei word of aan enige derde partye beskikbaar gestel word nie.

DATA BEVEILIGING

• Alle rekenaars en rugsteunstelsels word met wagwoorde beveilig en beskik oor anti-virus programme;
• Alle harde kopieë, wat persoonlike data/inligting bevat, word in die gemeente instapkluis bewaar;
• Kantoorpersoneel en leraars is die enigste persone wat toegang het tot die instapkluis van die gemeente;
• Die instapkluis wat binne die kerkkantoor geleë is, beskik oor ‘n alarmstelsel wat deur ‘n sekuriteitsmaatskappy gemonitor word.

DATA VERNIETIGING

• Alle harde kopieë wat nie meer benodig word nie, word op die kerkterrein versnipper;
• Alle elektroniese data/inligting wat nie meer benodig word nie, word permanent uitgevee;
• Alle verouderde rekenaartoerusting word op die korrekte wyse vernietig.

PERSONEEL BEWUSTHEIDSOPLEIDING

• Alle persone (kantoorpersoneel, leraars, kategete en kerkraadslede) wat met persoonlike data van lidmate werk, sal deurgaans bewus gemaak word van die wette en meegaande vereistes.

PUBLISERING VAN DIE HANDLEIDING

• Die gemeente se handleiding, soos hier uiteengesit, is beskikbaar by die kerkkantoor saam met die nodige vorms wat benodig word vir data insameling en data navrae.

LIDMAAT (DATASUBJEK) INLIGTING PROSEDURES

INSAMELING

• Die verskillende tipes data wat versamel word, word beskryf in die Inligtingsbeleid.

GEBRUIK EN BEPERKINGS

• Lidmate word ingelig dat persoonlike data slegs gebruik word vir eie gemeentelike doeleindes en die hou van kerklike statistiek;
• Data word dus benodig vir die sinvolle interne funksionering as gemeente;
• Geen data word aan ongemagtigde persone beskikbaar gestel of versprei nie.

BERGING EN BEVEILIGING

• Alle data word elektronies geberg op die gemeente se rekenaar databasis programme (Winkerk / Word / Excel);
• Alle rekenaars waarop die data geberg word, word deur ‘n wagwoord beskerm en beskik oor anti-virus programme;
• Alle data word ook gerugsteun (“back up copies”) en met ‘n wagwoord beskerm;  die rugsteunstelsel van die gemeente word in ‘n instapkluis geberg en bewaar;
• Alle harde kopieë van persoonlike data word in ‘n instapkluis geberg en bewaar;
• Lidmate word dus verseker dat al hul data met omsigtigheid hanteer word.

RETENSIE

• Alle data word geberg solank die persoon ‘n lidmaat van die NG Kerk bly;
• Wanneer lidmate na ‘n ander gemeente verskuif, word die lidmaatskap na die betrokke gemeente oorgeplaas, maar die data word nog steeds in die Winkerk Argiefstelsel geberg.

VERNIETIGING

• Alle harde kopieë van data, wat nie meer benodig word nie, word op die kerkterrein versnipper;
• Alle elektroniese data wat nie meer benodig word nie, word permanent uitgevee.

LIDMAAT (DATASUBJEK) – VORMS

Die gemeente, as instansie wat persoonlike data/inligting op rekord hou, moet toestemming van elke lidmaat kry om die data op rekord te hou en te mag gebruik vir kerklike doeleindes.  Ouers en voogde moet ook toestemming verleen dat ons hul minderjarige kinders se data op rekord hou en mag gebruik vir kerklike doeleindes.  Ons versoek dat u asseblief die onderstaande toestemmingsbrief (google form) se skakel volg, dit voltooi en elektronies indien.  U mag ook die voltooide brief per hand inhandig by die kerkkantoor gedurende kantoorure.  Elke lid van die huishouding ouer as 18 en wat lidmaat van ons gemeente is, moet asseblief sy/haar besonderhede invul.  Baie dankie vir elkeen se samewerking.

Toestemmingsbrief – NG Kerk PE Lorraine  (google form)

Die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting (POPIA) : Wet 4 van 2013.  Wet op Inligting (PAIA) : Wet 2 van 2000.

• Vorm 1: Beswaar teen verwerking van persoonlike inligting: Word of PDF
• Vorm 2: Versoek om regstelling of skrapping van persoonlike inligting of vernietiging of skrapping van rekord van persoonlike inligting: Word of PDF
• Vorm 3: Aansoek om die toestemming van ’n data-subjek vir die verwerking van persoonlike inligting vir die doel van direkte bemarking: Word of PDF

Dokumente wat betrokke is by ‘n aansoek om inligting in terme van Wet 2 van 2000. (PAIA)

• Wet op Inligting (Wet 2 van 2000) – Afrikaanse weergawe
• Kostebylae
• Vorm C

INLIGTING BESKIKBAAR

• Kerk Argief               (www.kerkargief.co.za)
• Oos-Kaap Sinode    (www.ngkok.co.za)
• Popia Wet                (www.popia.co.za)